OUDOT NOTAIRES SAS ci-après OUDOT,
9 rue Saint-Florentin 75008 PARIS,
Téléphone : +(33) 1 42 65 93 90,
SIRET 34507869500045

Depuis de nombreuses années, Oudot, (l’« Etude »), est, de par ses activités et ses obligations légales et réglementaires, sensibilisée à la protection de la vie privée et des données à caractère personnel de ses contacts (contacts établis dans le cadre de dossiers traités par l’Etude, de missions confiées à l’Etude, de prestations de services en relation avec notre activité, de rencontres professionnelles, de candidatures, ainsi qu’au titre des connexions à notre site de data-room et à notre site internet, etc…), et s’est toujours appliquée à mettre en œuvre et à respecter une politique de traitement des données conforme à la réglementation en vigueur.

Le Règlement Général européen sur la Protection des Données personnelles n°2016/679 du 27 avril 2016 applicable depuis le 25 mai 2018, renforce et complète certaines obligations en la matière et notamment celles issues de la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée (ensemble la « Réglementation »). Dans ce cadre, l’Etude met en œuvre de nouvelles mesures et renforce ainsi la protection des données personnelles des personnes concernées. Elle s’engage à fournir toutes les preuves de conformité qui peuvent être exigées par les autorités de contrôle.

La présente politique de protection des données personnelles (la « Politique ») a pour objet d’informer de façon claire, simple et complète les personnes concernées sur la manière dont l’Etude en sa qualité de responsable de traitement, collecte, conserve et utilise les données à caractère personnel les concernant (la ou les « Données Personnelles ») et sur les moyens dont elles disposent pour contrôler cette utilisation et exercer leurs droits.

1. DÉFINITION D’UNE DONNÉE PERSONNELLE

Le terme Donnée Personnelle renvoie à toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Il peut s’agir d’une personne qui pourrait être identifiée directement ou indirectement grâce notamment à son identité physique, physiologique, économique, culturelle ou sociale.

Les Données Personnelles que l’Etude possède concernent les catégories suivantes :

• Données d’identification ;
• Données de contacts et/ou de coordonnées ;
• Vie professionnelle ;
• Vie personnelle ;
• Données de connexion et/ou de localisation ;
• Données financières.

Parmi celles-ci, certaines peuvent être considérées comme sensibles et font l’objet d’un respect de la Réglementation de la part de l’Etude.

Afin de savoir :

• Pourquoi vos données sont traitées,
• A qui vos données sont transmises,
• Pendant combien de temps nous conservons vos données,

Nous vous invitons à consulter les informations suivantes :

2. COLLECTE DE DONNÉES PERSONNELLES

L’Etude est amenée à recueillir des Données Personnelles dans le cadre notamment de dossiers traités par l’Etude, de missions confiées à l’Etude, de prestations de services en relation avec notre activité, de rencontres professionnelles, de candidatures, de votre venue dans nos locaux, ainsi qu’à l’occasion de votre connexion à notre site de data-room et de votre fréquentation de notre site internet, etc…

Les Données Personnelles sont celles que vous fournissez via des formulaires et/ou des demandes de renseignements provenant de l’Etude, ou celles qui sont collectées via des documents reçus ou réunis par l’Etude, que ce soit sous format dématérialisé ou sous format papier.

L’Etude ne collecte que les données nécessaires pour ses activités et met en œuvre les mesures de protection des Données Personnelles dès leur réception. Aussi, l’Etude ne collecte que les données et informations pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Ces Données Personnelles sont aujourd’hui collectées :

• soit sous forme de papier, dans les locaux de l’Etude ou dans les locaux du prestataire chargé de gérer nos archives physiques ;
• soit sous forme numérique, dans les serveurs de l’Etude que ce soit ceux présents physiquement dans les locaux de l’Etude ou ceux situés dans notre hébergeur d’infrastructure.

3. FINALITÉS DU TRAITEMENTS DES DONNÉES PERSONNELLES

Les Données Personnelles sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Selon les cas, les Données Personnelles pourront être utilisées dans le but de :

• traitement de dossiers, de missions, etc…
• demander, obtenir ou recevoir des informations sur l’Etude ;
• participer à nos actions de communications, informations juridiques et organisation d’événements ;
• participer à des enquêtes de satisfaction, analyses et statistiques afin d’améliorer nos services ainsi que la connaissance de nos clients et prospects ;
• traiter votre candidature à un poste.

L’Etude est également susceptible d’utiliser vos Données Personnelles à des fins administratives ou pour tout autre objectif imposé par la législation en vigueur.

Aucun traitement de Données Personnelles ne peut être entrepris sans une finalité spécifique.

4. TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

Les Données Personnelles sont traitées par l’Etude dans les cas autorisés par la Réglementation et en particulier dans les conditions suivantes :

• dans le cadre de l’activité d’Office Notarial de l’Etude ;
• lorsque vous avez manifesté un consentement libre, spécifique, éclairé et univoque concernant le traitement de Données Personnelles ;
• lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande (tels que : prise en charge d’un dossier, partage d’information relatives à un dossier, candidature, etc…) ;
• pour le respect des obligations légales ou réglementaires auxquelles est soumis l’Etude de par son activité d’Office Notarial mais également au titre d’obligations connexes (comme par exemple, la lutte contre la fraude, le blanchiment et le terrorisme) ;
• lorsque les intérêts légitimes de l’Etude peuvent être de nature à justifier un traitement par elle (comme par exemple, les mesures de sécurité informatique, les modifications apportées à notre infrastructure informatique ou les changements de prestataires).

Pour les mineurs de moins de dix-huit (18) ans, ce consentement doit être donné ou autorisé par le titulaire de la responsabilité parentale.

5. DESTINATAIRES DES DONNÉES PERSONNELLES

Les Données Personnelles étant confidentielles, seuls les membres de l’Etude dûment habilités ou des personnes dûment habilitées par l’Etude peuvent y accéder, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection conformément à la Règlementation, ainsi qu’à leur communication à tous tiers habilités.

Nos prestataires peuvent également être amenés à traiter ponctuellement des Données Personnelles strictement nécessaires à la réalisation des prestations que nous leur confions (mission, prestation de data- room, diffusion électronique et postale, logistique et restauration, etc.) et sont tenus par une obligation de confidentialité.

La politique de l’Etude est de ne recourir qu’à des prestataires situés sur le territoire de l’Union Européenne.

Cependant, dans l’hypothèse d’un recours à un prestataire qui serait situé en dehors de l’Union européenne, l’Etude s’engage à vérifier que des mesures appropriées ont été mises en place afin de s’assurer que les Données Personnelles bénéficient d’un niveau de protection conforme à la Règlementation.

6. PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

L’Etude veille à protéger et sécuriser les Données Personnelles afin d’assurer leur confidentialité et ainsi empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées, détruites ou divulguées à des tiers non autorisés en mettant en place des mesures techniques et organisationnelles et ce, pendant la durée nécessaire à l’exercice des finalités poursuivies conformément à la Règlementation.

Cependant, aucune transmission ou aucun stockage de données ne sont jamais totalement sécurisés. En conséquence, nous ne pouvons pas garantir la sécurité infaillible de l’information transmise ou stockée sur les serveurs d’hébergement.

Lorsque la divulgation de Données Personnelles à des tiers est nécessaire et/ou autorisée, et sauf obligations légales ou réglementaires de l’Etude, cette dernière s’assure que ces tiers garantissent aux données concernées le même niveau de protection que celui leur étant offert par l’Etude et exige des garanties contractuelles afin que, notamment, les données soient exclusivement traitées pour les finalités poursuivies, avec le niveau de confidentialité et de sécurité requis.

Conformément à la Règlementation, en cas d’atteinte avérée aux Données Personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, l’Etude s’engage à communiquer cette violation à l’autorité de contrôle compétente et, lorsque cela est exigé par ladite Réglementation, aux personnes concernées.

7. DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES PERSONNELLES

Les Données Personnelles pour le temps nécessaire à l’accomplissement des finalités poursuivies, sous réserve des possibilités légales d’archivage, d’obligations de conservation de certaines données, et/ou d’anonymisation.

Les durées de conservation pour les quelques grandes catégories de Données Personnelles sont :

• Données Personnelles des clients/prospects/partenaires d’affaires : tant que l’utilisateur est actif et, au plus tard, 30 ans après le dernier contact avec ce dernier ou l’archivage informatique de son dossier ;
• Données Personnelles de connexion à notre site de data-room : 10 ans après la dernière connexion ;
• Données Personnelles de connexion à notre site internet : 1 ans après la dernière connexion ;
• Données Personnelles des candidats : durée nécessaire au traitement de la candidature et, en cas d’issue négative, 3 ans après le dernier contact (sauf accord du candidat pour une durée plus longue).

8. DROITS DES TITULAIRES DES DONNEES PERSONNELLES

8.1. Droit d’accès et de communication des Données Personnelles

Vous avez la faculté d’accéder aux Données Personnelles qui vous concernent.

Cependant, en raison de l’obligation de sécurité et de confidentialité dans le traitement des données à caractère personnel qui incombe à l’Etude, vous êtes informé que votre demande sera traitée sous réserve que vous rapportiez la preuve de votre identité, notamment par la production d’un scan de votre titre d’identité valide (en cas de demande par notre formulaire électronique dédié) ou d’une photocopie signée de votre titre d’identité valide (en cas de demande adressée par écrit).

L’Etude vous informe qu’elle sera en droit, le cas échéant, de s’opposer aux demandes manifestement abusives (de par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique).

8.2. Droit de rectification et de suppression des Données Personnelles

Au titre de ce droit, la Règlementation vous autorise à demander la rectification, la mise à jour, le verrouillage ou encore l’effacement de Données Personnelles vous concernant qui peuvent s’avérer le cas échéant inexactes, erronées, incomplètes ou obsolètes.

En outre, vous pouvez définir des directives générales et particulières relatives au sort des données à caractère personnel après votre décès. Le cas échéant, les héritiers d’une personne décédée peuvent exiger de prendre en considération le décès de leur proche et/ou de procéder aux mises à jour nécessaires.

Enfin, sous réserve des exceptions prévues par la Règlementation (notamment conservation nécessaire pour respecter une obligation légale, intérêt légitime de l’Etude à conserver les données), vous avez le droit de demander à l’Etude l’effacement, dans les meilleurs délais, de vos Données Personnelles, lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

• vos Données Personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou autrement traitées ;
• vous souhaitez retirer votre consentement sur lequel était fondé le traitement de vos Données Personnelles et il n’existe pas d’autre fondement justifiant ce traitement ;
• vous considérez et pouvez établir que vos Données Personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
• vos Données Personnelles doivent être effacées en vertu d’une obligation légale. 8.3. Droit de retrait du consentement au traitement de Données Personnelles

Lorsque l’Etude traite vos Données Personnelles sur la base de votre consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment. En revanche, et conformément à la Règlementation, le retrait de votre consentement ne vaut que pour l’avenir et ne saurait donc remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

8.4. Droit d’opposition

• l’exercice de ce droit n’est possible que dans l’une des deux situations suivantes :
• lorsque l’exercice de ce droit est fondé sur des motifs légitimes ; ou
• lorsque l’exercice de ce droit vise à faire obstacle à ce que les données recueillies soient
• utilisées à des fins de prospection commerciale.

8.5. Délégué à la protection des données

L’Etude a désigné, conformément à la Règlementation, un délégué à la protection des données qui est :

Cil.not, une entreprise du Groupe ADSN (SASU au capital de 100 000 euros – RCS Aix-en-Provence 793 219 858)
Groupe ADSN – Protection des Données Oudot & Associés
95 avenue des Logissons – 13107 Venelles cedex
Téléphone : 0800 306 212 puis « autre demande »
Télécopieur : 04 42 54 42 42
E.mail : cil@notaires.fr – http://groupeadsn.fr

Votre demande sera traitée dans les meilleurs délais, sous réserve de justifier de votre identité en joignant une copie de votre titre officiel d’identité à votre e-mail ou courrier.

8.6. Exercer vos droits

Pour toute question relative à la présente Politique ou à l’exercice de vos droits ci-dessus mentionnés, vous pouvez envoyer un courrier ou un courriel accompagné d’une copie d’une pièce d’identité :

a) Au Délégué à la protection des données ci-dessus indiqué (CIL)

b) A l’Etude :

OUDOT
Maître Valérian Conrad-Bruat
9 rue Saint Florentin, 75008 Paris
Téléphone : 01 42 65 93 90
E-mail : accueil@oudot.net

9. POLITIQUE RELATIVE AUX COOKIES

Lors de vos connexions sur le site web de l’Etude, des informations relatives à votre navigation sont susceptibles d’être enregistrées dans des fichiers dénommés « cookies ».

L’Etude, en tant qu’éditeur de ces sites, pourra procéder à l’implantation d’un cookie sur le disque dur de votre terminal (ordinateur, tablette, mobile etc.) afin de vous garantir une navigation fluide et optimale.

Les « cookies » (ou témoins de connexion) sont des petits fichiers texte de taille limitée qui nous permettent de reconnaître votre ordinateur, votre tablette ou votre mobile aux fins d’amélioration de nos services.

Les informations recueillies par le biais des cookies ne permettent en aucune manière de vous identifier nominativement. Elles sont utilisées exclusivement pour nos besoins propres afin d’améliorer l’interactivité et la performance de nos sites.

Aucune de ces informations ne fait l’objet d’une communication auprès de tiers sauf lorsque l’Etude a obtenu au préalable votre consentement ou bien lorsque la divulgation de ces informations est requise par la loi, sur ordre d’un tribunal ou toute autorité administrative ou judiciaire habilitée à en connaître.

Chaque navigateur Internet propose ses propres paramètres de gestion des cookies. Pour savoir de quelle manière modifier vos préférences en matière de cookies, vous trouverez ci-dessous les liens vers l’aide nécessaire pour accéder au menu de votre navigateur prévu à cet effet :

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Pour de plus amples informations concernant les outils de maîtrise des cookies, vous pouvez consulter le site internet de la CNIL : ici.